mai 21, 2018

Politica de confidențialitate pentru programul Tigriscont

Cine suntem

Medialogic SRL, cod fiscal 9378841, înmatriculată la ONRC București sub nr. J40/2988/1997, cu sediul social in București, str. Cetatea Veche nr. 6, sector 4, punct de lucru în Otopeni, str. Traian nr. 6, bl. P16 sc 1 ap 4, Jud. Ilfov.

Noi, în calitate de furnizori soluție software suntem împuterniciți iar dvs. în calitate de persoane care colectează și utilizează date personale sunteți operatori. Persoanele care își creaza cont în Tigriscont sunt persoane vizate. Tot persoane vizate sunt persoanele fizice pe care le prelucrați dvs., în calitate de operatori. De exemplu, clienții dvs. – persoane fizice, salariați, etc.

La ce se aplica prezenta politică de confidențialitate

Termenii de mai jos se aplică la programul Tigriscont, disponibil pe siteul tigriscont.ro

Ce se întelege prin date cu caracter personal?

Conform Regulamentului, „date cu caracter personal” înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

Ce date personale colectăm și de ce le colectăm

Pentru a utiliza Tigriscont, este nevoie să creați un cont de utilizator pentru fiecare persoană care trebuie să aibe acces la date.

Datele colectate sunt

  • nume și prenume
  • telefon
  • adresa de email
  • IP-ul de unde s-a generat cererea

Scopul colectării acestor date este asigurarea autentificării utilizatorilor în program precum și asigurarea unui sistem de audit care să permită identificarea surselor posibilelor atacuri cibernetice care ar putea avea loc asupra serverelor noastre. Numărul de telefon este necesar pentru a permite recuperarea/resetarea parolelor uitate de utilizatori precum și comunicarea telefonică ori prin SMS a unor mesaje importante cu privire la funcționalitățile Tigriscont.

În cadrul programului există un formular de raportare erori sau sugestii în care se colecteaza adresa de email, nume și IP. Aceste date sunt necesare pentru a asigura în modul optim răspunsurile la întrebările adresate de către respectivii utilizatori. Adresa IP este colectată pentru auditurile cu privire la securitatea cibernetica.

Contractul împuternicit – operator

Având în vedere GDPR, utilizarea Tigriscont presupune încheierea unui contract de prelucrare a datelor între Medialogic, în calitate de împuternicit și dvs. în calitate de operatori. Dvs. sunteti responsabili de legalitatea colectării datelor cu caracter personal iar noi suntem responsabili de modul de prelucrare, din perspectiva împuternicitului dvs., în conformitate cu GDPR.

Contractul de poate descarca de aici

După ce-l descărcați, va trebui să-l citiți, completați cu datele firmei, semnați, apoi să-l transmiteti prin email la office@medialogic.ro.

 

Completarea unor formulare de comanda pentru produse software

Atunci când comandați o licență de Tigriscont, se vor colecta următoarele date cu caracter personal

  • adresa de email
  • numar telefon
  • numele dvs.

În cazul in care efectuați o comanda ca și persoana fizică, nu vă cerem Codul Numeric Personal. Campul Cod fiscal îl lăsați necompletat în cazul în care comanda este efectuată ca și persoană fizică.

Scopul prelucrării acestor date este derularea în condiții optime a operațiunilor care decurg din comanda dvs. – facturare, evidență contracte, raportare către oficialități, dupa caz. Datele preluate în aceste formulare nu vor fi utilizate în alt scop decât cel declarat anterior.

Cu cine partajăm datele tale

Datele tale sunt stocate în mod securizat în două centre de date din Germania. Firma care ne asigură serviciile de stocare date este Contabo GMBH.

Programul conține un modul de trimis emailuri furnizat de catre Wildbit LLC – USA, furnizor care a aderat la Privacy Shield. În cazul în care doriti ca emailurile să fie trimise prin intermediul propriului dvs. server, este necesar să configurați parametri de acces iar Tigriscont nu va mai partaja datele cu Postmark.

De asemenea, programul conține un modul de trimis SMS-uri, serviciu pe care il putem furniza în parteneriat cu smslink.ro, platformă deținută de catre SC ASTINVEST COM SRL Romania.

Numarul de telefon către care doriți să trimiteți notificările din Tigriscont, vor fi automat divulgate către acest operator, dar numai pentru scopul de a furniza trimiterea SMS-ului privitor la Tigriscont. SMS-urile pe care le puteți trimite vor fi cu privire la depunerea declarațiilor, sume de plată la buget sau la furnizori, ori alte informații financiare privitoare la activitatea pe care o desfășurați cu Tigriscont.

 

Vom dezvălui datele tale personale și în cazurile în care autoritățile publice ne vor cere acest lucru.

De asemenea, vom dezvalui datele tale personale unor terte parti:

  1. Daca ne dai consimtamantul tau pentru aceasta dezvaluire;
  2. Catre persoane care demonstreaza ca actioneaza legal in numele tau;
  3. Acolo unde este in interesul legitim al Medialogic SRL sa administreze sa isi dezvolte afacerea:
    • Daca vindem afacerea sau parti din aceasta, am putea dezvalui datele tale personale catre cumparatorul potential al afacerii ori partilor sale, avand in vedere necesitatea de a mentine continuitatea afacerii.
    • Daca Medialogic SRL ori o parte a bunurilor sale sunt achizitionate de o terta parte, caz in care datele cu caracter personal prelucrate  vor face parte din proprietatile transferate.
    • Daca suntem obligati prin lege sa dezvaluim un anumit tip de informatie, in cazul unor solicitari legale a funcționarilor guvernamentali, ori in situatia in care suntem obligati sa respectam cerințele de securitate națională sau de aplicare a legii sau pentru a preveni activitatea ilegală.
  4. pentru a răspunde oricăror reclamații, pentru a ne proteja drepturile sau drepturile unui terț, pentru a proteja siguranța oricărei persoane sau pentru a preveni orice activitate ilegală; sau
  5. pentru a proteja drepturile, proprietatea sau siguranța Medialogic, angajaților noștri, clienților, furnizorilor sau altor persoane.

Vom lua măsurile adecvate pentru a te asigura că datele personale sunt prelucrate, securizate și transferate în conformitate cu legislația în vigoare.

 

Cât timp îți păstrăm datele

Datele vor fi păstrate pe toată durata contractului de licențiere Tigriscont ori a utilizării unei versiuni de test ori gratuite. În cazul în care dvs., în calitate de operatori, decideți că doriți să dezactivați serviciile Tigriscont și să renunțați la utilizarea programului, veți putea decide

  • să păstrăm datele o perioadă determinată
  • să ștergem toate datele referitoare la entitățile ale căror date le-ați prelucrat

Păstrarea datelor pentru o durata de mai mult de 12 luni de la data renunțării la Tigriscont face obiectul unor costuri pentru găzduire și mentenanță de 1 euro/firmă prelucrată/lună. Neachitarea acestui tarif atrage după sine stergerea datelor după 14 luni de la data renunțării la Tigriscont.

În cazul lipsei unei cerințe  din cele menționate mai sus, datele vor fi păstrate dimp de 6 luni de la data renunțării la serviciile Medialogic.

Ce drepturi ai asupra datelor tale

Dacă tu ți-ai creat contul de utilizator Tigriscont, poți cere să primești un fișier de export cu datele personale pe care le deținem despre tine, inclusiv toate datele pe care ni le-ai furnizat. De asemenea, ne poți cere să ștergem toate datele personale pe care le deținem despre tine. Acestea nu includ toate datele pe care suntem obligați să le păstrăm în scopuri administrative, juridice sau de securitate.

Unde îți trimitem datele

Datele tale sunt prelucrate in Romania  și în alte țări din SEE dar pot fi și la companii din Statele Unite ale Americii. În cazul furnizării unor servicii ale unor operatori din afara SEE, se va avea în vedere încheierea de contracte numai cu terti care au aderat la Privacy Shield.

Drepturile tale, ca utilizator al programului Tigriscont

GDPR recunoaște următoarele drepturi ale tale, ca persoană vizată

  1. Dreptul la informare  Acesta le permite persoanelor vizate să știe, chiar de la momentul la care se face colectarea modul în care se vor utiliza acele date, către cine vor fi ele dezvăluite ori transferate, ce drepturi au persoanele în cauză cu privire la datele prelucrate etc.
  2. Dreptul de acces la date Vă permite să obțineți, din partea noastra, o confirmare că se prelucrează sau nu date cu caracter personal care vă privesc și, în caz afirmativ, acces la datele respective și la alte informații utile.
  3. Dreptul la ștergerea datelor  Vă permite sa obtineți din partea noastra ștergerea datelor cu caracter personal vă privesc, fără întârzieri nejustificate. Exista, totusi, si excepții de la această regulă, cum ar fi ideea ca unele date sunt prelucrate pentru a oferi publicului dreptul la informare, ca sunt prelucrate in scopuri statistice ori de arhivare, ca sunt prelucrate pentru indeplinirea unei obligatii legale ori ca le prelucram pentru constatarea sau apararea unui drept in instanta.
  4. Dreptul la rectificarea datelor  Vă  permite sa obtineți de la noi, fără întârzieri nejustificate, rectificarea sau completarea datelor cu caracter personal inexacte care te privesc.
  5. Dreptul la restricționarea datelor – Este un drept cu caracter temporar. În unele situații, între momentul în care, spre exemplu, luam decizia de a șterge anumite date (nu mai avem nevoie de datele cu caracter personal în scopul prelucrării) și ștergerea efectivă a datelor, ne trimiti o cerere prin care te opune ștergerii, motivând faptul că ai nevoie de aceste date pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță. Ca urmare a unei astfel de solicitări, vom “îngheața” datele oprind prelucrarea lor pentru o anumită perioadă de timp.
  6. Dreptul la portabilitatea datelor – Aveți dreptul de a primi datele cu caracter personal care te privesc și pe care le-ai furnizat operatorului (care le prelucreaza in temeiul unui contract ori in temeiul consimtamantului tau, prin mijloace automate) într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat și ai dreptul de a transmite aceste date altui operator, fără obstacole din partea noastra.
  7. Dreptul la opoziție – Ai dreptul de a se opune, spre exemplu, prelucrării datelor tale personale, atunci când acestea sunt prelucrate în scop de marketing direct. Oferim aceasta posibilitate in absolut toate situatiile, indiferent ca legea ne obliga sau nu la aceasta (nu toate mailurile de la noi sunt considerate a fi marketing direct), pentru ca ni se pare important ca interactiunea ta cu Medialogic sa existe doar cata vreme ti-o doresti.
  8. Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care privesc persoana vizată sau o afectează în mod similar într-o măsură semnificativă. Medialogic nu realizeaza astfel de profilari care sa fie urmate de decizii automatizate cu efect juridic sau similar semnificativ pentru persoana vizata. La momentul la care vom realiza astfel de profilari, te vom anunta si vom modifica prezenta nota de informare.
  9. Dreptul de a depune o plangere la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal. B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod postal 010336, Bucuresti, Romania. +40.318.059.211 / +40.318.059.212, anspdcp@dataprotection.ro.

Informații suplimentare

Cum îți protejăm datele

Medialogic se angajează să protejeze datele tale personale împotriva pierderii, divulgării, modificării, indisponibilității, accesului neautorizat și distrugerii și ia toate măsurile de precauție rezonabile pentru a proteja confidențialitatea acestor date, inclusiv prin utilizarea unor măsuri organizatorice și tehnice adecvate. Măsurile organizatorice includ controlul accesului fizic la sediul nostru, pregătirea personalului și blocarea fișierelor fizice în dulapurile de depozitare. Măsurile tehnice includ utilizarea de criptare, parole pentru accesul la sistemele noastre, utilizarea certificatelor de securitate de tip SSL, pentru criptarea datelor in tranzit, etc.

În timpul furnizării către tine a datelor tale personale, datele personale pot fi transferate pe internet. Deși depunem toate eforturile pentru a proteja datele personale pe care ni le furnizezi, transmiterea de informații între tine și noi, pe internet, nu este complet sigură (e posibil ca terminalul de pe care scrii sa fie monitorizat de terti, spre exemplu, fara ca noi sa putem face nimic in aceasta privinta). Prin urmare, nu putem garanta securitatea informațiilor tale personale transmise prin intermediul internetului. Intelegi, deci, ca orice astfel de transmisie este pe propriul tau risc. Odată ce primim datele personale, vom folosi proceduri stricte și caracteristici de securitate pentru a preveni accesul neautorizat la acesta.

Politica de confidențialitate pentru utilizatorii programului

Schimbări în prezenta notă de informare

Ne rezervăm dreptul de a aduce modificări în prezenta notă de informare, în orice moment. Este recomandat să vizitezi periodic această pagina pentru a fi la curent cu ultimele noutăți ale condițiilor de utilizare.

Niciodata nu vom folosi datele tale personale în alt scop sau mod decât cele menționate în aceasta notă.

Informații de contact

Ne puteti adresa întrebări privitoare datele tale personale ori solicitări în vederea exercitării drepturilor tale, la adresa de email office@medialogic.ro

Vom investiga și încerca să rezolvăm orice cerere sau plângere cu privire la utilizarea sau dezvăluirea informațiilor tale personale.

Dacă nu esti mulțumit de răspunsul nostru, poti face o plângere Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

Poți găsi mai multe informații despre procesul de la

http://dataprotection.ro/?page=procedura_de_solutionare_a_plangerilor